Semana #5 - El juego de la cerveza

Esta semana se tratará el tema de memoria en los sistemas, para ello se hará el análisis de un juego muy interesante basado en algunos principios de la gerencia de cadena de suministros, planteado inicialmente por Peter Senge en su famoso libro "La quinta disciplina", al final se expondrán algunas explicaciones y posibles soluciones a este problema.

Algo de historia

En la Escuela de Administración Sloan del MIT (Instituto Tecnológico de Massachussets) entre sus 

profesores y antiguos alumnos, se ideo durante los años 60, el denominado “Juego de la Cerveza” que es una simplificación de la realidad a fin de poder aislar problemas o difusiones que se suelen presentar en situaciones reales. El experimento pretende demostrar que los problemas se originan en las bases del pensamiento y en la interacción más que en las estructuras internas y políticas de las organizaciones. El juego de la Cerveza nos sumerge en un tipo de organización basado en un sistema de producción y distribución de una marca de cerveza.

¿En que consiste?

Este juego recrea una cadena de suministro de cerveza donde se distinguen cuatro posiciones: El minorista, el mayorista, el distribuidor y la fábrica. Cada una de las posiciones tiene un inventario de cerveza, hace pedidos y despacha embarques de cerveza al sector superior e inferior de la cadena, respectivamente, tal como se observa en la figura. 

La línea punteada representa el paso de información (órdenes de pedido) y la línea continua el paso de material (embarques de cerveza). Cada una de las posiciones está en absoluta libertad de tomar cualquier decisión que considere prudente y la única meta del juego es administrar el puesto de tal modo que se minimicen los costos totales del equipo.

Para entender mejor la dinámica del juego pongámonos en la situación del minorista o como se dice coloquialmente la “tienda”. Si usualmente vendemos un número de cajas de cerveza de la marca X y en nuestra bodega tenemos otro número de cajas de reserva por si ocurriera cualquier eventualidad (aumento de la demanda), se haría un pedido continuo semanal al mayorista que nos provee dichas cajas. Este pedido tiene un tiempo de entrega determinado, en el que el mayorista toma el pedido y se encarga de conseguir las cervezas en la fábrica a través de un distribuidor, por lo tanto el tiempo de entrega total para una tienda seria la suma del tiempo que tarda el pedido entre el mayorista y el distribuidor y a su vez el distribuidor con la fábrica.

¿Qué ocurre si una marca de cerveza empieza a ser popular? Si por alguna razón (publicidad, estrategia de marketing, etc) una cerveza gana popularidad y la demanda aumenta, el administrador de la tienda procura hacer un pedido un poco mayor para compensar el producto vendido y volver a su “normalidad”. Si pasan las semanas y el producto sigue aumentando su popularidad, se empezará a usar los productos de la bodega y los pedidos van a ir aumentando para compensar esas ventas (número de cajas). Así mismo, si el aumento de popularidad de la marca de cerveza se mantiene empezará a acabarse los suministros de la bodega  y aún no ha pasado el tiempo suficiente para que lleguen los pedidos con más cajas de cervezas de lo habitual y por consiguiente no se podrá satisfacer toda la demanda, es decir quedarán clientes insatisfechos lo que perjudica directamente al minorista.

De esta manera, el administrador de la tienda hará pedidos aún más grandes para tratar de cubrir toda la demanda pero los encargos que le hacían al mayorista con mayor número de cajas gradualmente, estarán “retrasados” y no alcanzará a satisfacer a todos los clientes. Luego de esto, la demanda de esa marca de cerveza se normalizará (por la saturación y/u otro motivo) y ante tal hecho el encargado de la tienda dejará de hacer pedidos de esa cerveza al mayorista. Para cuando empiecen a llegar los pedidos grandes, la demanda de esa cerveza habrá disminuido y el minorista quedará con un gran número de cajas de cerveza sin vender y con costos adicionales de almacenamiento, lo que se traduce en pérdidas financieras.

Este mismo fenómeno se aplica para el resto de participantes, el mayorista con el distribuidor y la fábrica con la obtención de materia prima, la única diferencia es la demora entre los pedidos.

Problemas y soluciones

La estructura influye sobre la conducta. 

“Cuando pertenecen al mismo sistema, las personas, a pesar de sus diferencias, suelen producir resultados similares” 

El juego de la cerveza nos da las herramientas necesarias para explorar la influencia de la estructura sobre la conducta. Se aprecia claramente que el problema de fondo es la “estructura sistemática” de producción /distribución ya que cada personaje busca un culpable, o de lo contrario, ve en si mismo la culpa sin saber que la perspectiva sistémica dice que debemos ver mas allá de los errores individuales o de la “mala suerte” para comprender los problemas importantes, se debe estudiar la estructura que modela los actos individuales creando las condiciones que posibilitan cierto tipo de acontecimientos. Nótese que la “estructura sistemática” alude a las interrelaciones claves que influyen sobre la conducta a lo largo de tiempo, no tratándose de interrelaciones entre la gente sino entre variables claves.

La estructura que causó bruscos cambios en los pedidos e inventarios involucra la cadena de suministro de etapas múltiples y las demoras entre las diversas etapas, la información limitada de la que se disponía en cada etapa del sistema, y las metas, costes, percepciones y temores que influyen sobre los pedidos de cerveza. A menudo no es fácil distinguir la estructura del juego, pero sin embargo nos sentimos obligados a 

actuar de determinadas maneras. Cada personaje en el juego sólo debe tomar una decisión por semana, esta es, cuánta cerveza pedir y debido a esta decisión se desarrollan dos patrones característicos o típicos del experimento. 

En pocas palabras, el fenómeno ocurrió porque cada participante no pensó sistemicamente si no que solo pensaban en una solución a corto plazo y debido a esto ocasionó esa discontinuidad.

En el libro de Peter Senge dan algunas soluciones para este juego entre estas:

La estrategia de la "no estrategia", es decir, pensemos en los resultados que obtendríamos si cada jugador no hiciera nada para corregir su inventario o acumulación de pedidos. Entonces, con esta idea, cada jugador haría pedidos similares a los que recibe

El minorista y el mayorista nunca alcanzan a satisfacer los pedidos acumulados. Como consecuencia, empiezan a crecer las acumulaciones, a causa de a causa de las demoras en obtener los pedidos. Las acumulaciones persisten porque los jugadores no intentan corregirlas, porque la estrategia de la “no estrategia” impide hacer pedidos excesivos para compensar las acumulaciones. 

¿Tiene éxito ocupar la estrategia de la “no estrategia”? Probablemente. Si ocupamos la estrategia de la “no estrategia” en el juego de la cerveza, claro que tiene éxito; ya que el principal problema por el cual el mayorista entra en quiebra, el minorista sin ventas y el director de marketing de una fabrica presentando su renuncia, es por la gran acumulación en las bodegas de cajas y gruesas de la “cerveza X” y la estrategia de la “no estrategia” planteada aquí, da solución a este problema en particular, ya que esta estrategia te permite eliminar el ascenso abrupto y el colapso de los pedidos, y las oscilaciones bruscas en los inventarios. 

Ahora, no siempre es factible aplicar esta estrategia, ya que no sólo produce la no acumulación de cajas y gruesas (en este caso) en las bodegas; sino que también produce otros efectos. Uno de ellos es que esta estrategia genera atrasos persistentes. Esto significa que todos los integrantes del sistema deben esperar más de lo necesario para que se satisfagan sus pedidos. Esto conlleva (en la vida real) a que la competencia comience a ganarse tu mercado, ya que ellos sí tienen las cosas que tú no tienes, porque aún no te ha llegado el pedido con la mercadería X que hayas solicitado; y eso al final se transforma en que tú no satisfagas a los clientes en el tiempo necesario y al final seas derrotado por la competencia.

En definitiva, se plantean dos soluciones para el jugador: 

Primero, tener en cuenta la cerveza que se pidió pero que, a causa de la demora, no ha llegado aún. El libro de Peter Senge (la quinta disciplina) plantea esta primera solución de la siguiente manera: 

“Tome dos aspirinas y espere”. Lo que quiere decir es que uno no va a estar tomando aspirinas cada diez minutos, esperando a que se le pase el dolor de cabeza; sino que lo que debe hacer es tomarse las dos aspirinas, y esperar el máximo de tiempo posible para que se pase el dolor de cabeza, ya que se sabe que la aspirina hace su efecto después de cierto tiempo de haberla ingerido. 

Segundo, no ser presa del pánico. Lo peor que se puede hacer es pedir más cervezas, si el pedido no llega en su tiempo justo.

Modelo en Vensim

A continuación se puede ver el juego de la cerveza en un diagrama de forrester hecho en software de simulación VENSIM, en el que se usó la funcion de DELAY para simular la demora entre los pedidos:

No se tuvo en cuenta el distribuidor, ya que se extendía mucho y su comportamiento es similar al mayorista.

Fuentes usadas para esta entrada:

•  http://www.youtube.com/watch?v=pCHVSAjAsZg Msc. Samuel Prieto 
• El juego de la Cerveza. Universidad Tecnológica Metropolitana - Facultad de Ingeniería. Elizabeth Torres, Paula Uribe, Fabián Valenzuela. Año 2006.